4 steg för att komma igång med GDPR

General Data Protection Regulation (GDPR) är en ny EU-förordning som kommer börja gälla den 25e maj i år. GDPR ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). Den stora skillnaden från tidigare är att kraven på hur företagen får behandla personuppgifter skärps. GDPR påverkar alla företag som hanterar personlig data i EU.

Följ de här stegen för att påbörja ert GDPR-arbete på det bästa sättet.

1. Gallring

Börja med att gallra era kandidater. Gå igenom er kandidatdatabas och filtrera fram de kandidater som inte längre är relevanta för er att ha kvar. Att ha en relevant och uppdaterad kandidatdatabas blir nu ännu viktigare och det gör även er rekrytering bättre och effektivare. Bevara inte kandidater längre än nödvändigt för er rekrytering. Filtrera fram de kandidater som inte längre är relevanta för er genom att använda de olika funktionerna i Candidates. Här följer några exempel på hur ni kan gallra bland era kandidater: 

Dates

Filtrera fram de som t.ex ansökt för längre än ett år sedan genom att använda Dates. Ni kan också filtrera på när den senaste aktiviteten skedde med kandidaten.

(23) Candidates - Teamtailor 2018-05-11 14-43-38

Rejected

Ni kanske har rejectat kandidater tidigare som ni inte längre anser vara relevanta för er rekrytering framöver? Filtrera då fram dessa kandidater och radera dem. 

(23) Candidates - Teamtailor 2018-05-11 14-44-10
Radera kandidaterna genom att markera dem, och klicka sedan Remove. Om ni tar bort många kandidater samtidigt, kan det ta ett tag innan de är borta. Se till att säkerställa att de är borttagna innan ni går vidare till nästa steg. 

(23) Candidates - Teamtailor 2018-05-11 10-37-50

2. Se över er Privacy Policy 

Se till att se över er Privacy Policy. En oberoende jurist har utformat den för Teamtailors kunder och säkerställt att den är i enlighet med GDPR. Om ni har en egen Privacy Policy kan ni självklart använda den. Innan ni går vidare till nästa steg är det viktigt att ni gör detta eftersom kandidaterna i nästa steg kan komma att få er Privacy Policy skickad till sig. 

3. Hantera kandidaterna ni vill behålla

Det är väldigt viktigt att ni bestämmer hur ni vill hantera de kandidater ni vill ha kvar i er kandidatdatabas. I Teamtailor får ni flera alternativ att välja bland, och när ni valt hur ni vill göra så hanteras kandidaterna automatiskt. När ni har klickat Start data retention setup guide har ni fyra alternativ att välja bland:   

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 09.48.48

 4. Aktivera era GDPR-funktioner

Säkerställ att ni följer GDPR genom att aktivera Teamtailors funktioner skapade för detta. Dessa hittar du i Settings → GDPR. Där kan ni enkelt sätt bestämma: 


  • Hur länge ni vill att era kandidaters tillåtelse att lagra deras information ska gälla
  • Efter hur lång tid kandidater som har lagts till av någon annan (sourced och referred) ska tillfrågas om de vill att ni lagrar deras information
  • Hur ni vill utforma era mail till kandidaterna
  • Vem eller vilka era GDPR-ansvariga ska vara. De valda personerna kommer få direkta notifikationer gällande nya aktiviteter.

 

Genom att aktivera dessa funktioner underlättar ni för ert kontinuerliga GDPR-arbete.

Vi finns självklart i chatten och på mail och hjälper er gärna. Vi hörs!

SHARE THIS STORY | |

Sök

Tidigare inlägg

Prenumerera