Nyhet: GDPR-funktioner i Teamtailor

General Data Protection Regulation (GDPR) är en ny EU-förordning som kommer börja gälla den 25e maj i år. GDPR ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). Den stora skillnaden från tidigare är att kraven på hur företagen får behandla personuppgifter skärps. GDPR påverkar alla företag som hanterar personlig data i EU.

Nu lanserar vi ett antal nyheter och uppdateringar för att ni ska kunna säkerställa att ni jobbar i enlighet med GDPR när det gäller era kandidaters data, men också för att ni ska kunna göra det så smidigt och effektivt som möjligt. Vi är väldigt nöjda med lösningarna och hoppas att ni också kommer bli det. 

Vår dedikation är att ni ska vara helt säkra med Teamtailor när GDPR träder i kraft, och det kan ni nu vara. Aktivera era nya inställningar och funktioner idag. Behöver ni hjälp finns vi som vanligt i chatten eller på mail

 


En helt ny sektion i era inställningar 

screencapture-teamtailor-app-companies-tGaue7TRbIM-settings-gdpr-2018-05-15-10_22_31

Här kan ni: 

Utse GDPR-ansvariga

Bestäm vilka som ska ha det övergripande ansvaret för era kandidaters data. De personer ni väljer som GDPR Managers kommer att få direkta notifikationer för alla aktiviteter som rör era kandidaters data, såsom när en kandidat ber om att få sin data borttagen. Notera att de ni väljer som GDPR Managers inte behöver vara er DPO, utan kan vara alla användare som har adminbehörighet och kan ta ansvar för att exempelvis radera kandidater som begärt det. 

Bestäm hur länge ni vill behålla kandidater och bli notifierade

Ni ställer själva in hur länge ni vill behålla era kandidaters data beroende på om de ansökt själva eller sourcats av er eller era anställda. När den tiden passerat kommer de att markeras i Teamtailor och era GDPR Managers får direkta notifikationer. Därefter kan ni för sourcade kandidater be om att få behålla datan under en tidsperiod till. För kandidater som själva ansökt (och därmed godkänt att ni lagrar deras data) får ni upp alternativet att informera dem om att ni behåller deras data. 

Ställ in att automatiskt fråga/informera kandidaterna om deras data

När ni ställt in vilka tidsperioder ni vill behålla era olika typer av kandidater, kan ni välja att skicka mail automatiskt. Då skickas alltså mail om att fråga om att få behålla kandidaternas data/informera dem om att ni behåller deras data utan att ni manuellt behöver göra något.

 


Uppdaterad Privacy Policy och möjlighet att skriva egen

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 11.42.18

Vår jurist har skrivit en Privacy Policy för våra kunder, som ni nu kan börja använda. Har ni en egen Privacy Policy som ni istället vill använda? I vår nya GDPR-sektion är det enkelt att lägga in er egen. Klicka Customize längst ner så kan ni börja redigera. 

 


Enklare att filtrera och radera

I Candidates kommer du enkelt kunna filtrera fram de kandidater som inte längre har en aktiv tillåtelse, ännu inte har gett sin tillåtelse, eller som har begärt att bli borttagna. På så sätt får ni snabbt en överblick över era kandidater. 

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 08.49.04

På högra sidan ser du tydligt en överblick över era kandidater och kan handla därefter. 

Skärmavbild 2018-04-11 kl. 14.12.55


 Tydliga notiser på kandidatkortet

Kandidater som själva ansökt eller connectat

Kandidater som ansökt till ett jobb eller connectat med er, har under den processen gått med på att ni lagrar deras information (accepterat er Privacy Policy) Ni bestämmer själva i era inställningar hur länge den tillåtelsen ska gälla och när ni ska informera kandidaterna om att ni lagrar deras data. När den tiden har löpt ut, kommer de kandidaterna att flaggas i systemet, och ni kan välja att kontakta dem för att informera om att ni lagrar deras data, och på så sätt förlänga deras tillåtelse. Om ni vill, kan ni ställa in att systemet skickar ett automatiskt mail så fort tiden har löpt ut. Det gör ni också i era inställningar för GDPR.

 

Skärmavbild 2018-05-13 kl. 18.16.50

Referred och Sourced 

När det gäller kandidater som inte själva ansökt till ett jobb eller connectat med er, så går de igenom ett lite annorlunda flöde. När de har blivit tillagda manuellt av er (Sourced) eller rekommenderade av en annan anställd (Referred), så har de inte blivit informerade att ni lagrar deras information. Ni kan själva ställa in när ni vill fråga om tillåtelse att lagra deras information. När den tiden har löpt ut så kommer en ruta att synas högst upp på kandidaten där ni kan välja att skicka en förfrågan om att få spara deras information. Ni har även möjligheten att eller klicka i “I have permission”, om ni har fått tillåtelsen på något annat sätt.

Om ni i era inställningar för GDPR har klickat i att ett automatiskt mail ska skickas när tiden löpt ut, kommer detta ske helt automatiskt. 

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 09.04.50

 


Lätt för kandidaten att få sin data borttagen 

Nu har kandidaterna mer kontroll över sin egen data och vilka som ska ha tillgång till den. För att säkerställa att de på ett enkelt sätt alltid kan be om att få sin data borttagen, finns en länk tillgänglig för dem i varje automatiskt mail som skickas från Teamtailor, och längst ner på er karriärsida.

Monosnap 2018-05-16 14-48-17

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 14.50.30

 


Se tydligt vilka som vill bli borttagna

När kandidaten begär att bli borttagen kommer de som är valda som GDPR Managers att få direkta notifikationer, och det syns tydligt i kandidatlistan. Dessutom syns en varning på kandidatens kort. Där finns två alternativ, att klicka på "I have permission" eller att ta bort kandidaten. 

Skärmavbild 2018-04-11 kl. 16.04.39

Skärmavbild 2018-05-16 kl. 08.47.00

 


Radera många kandidater snabbt

För att göra det smidigare för er att radera kandidater snabbt och enkelt, så har vi nu en funktion för att radera många kandidater på samma gång. Filtrera fram de du vill ta bort i Candidates, och markera dem. Klicka sedan på Remove. Om ni raderar många kandidater samtidigt, kan det ta en stund innan de är helt borta. 

(23) Candidates - Teamtailor 2018-05-11 10-37-50


Skicka GDPR-email manuellt från Candidates

(23) Candidates - Teamtailor 2018-05-16 16-23-47

När ni markerar kandidater i Candidates, kan ni välja att klicka på Data Retention. Då kan ni skicka olika typer av GDPR-mail. T.ex mailet som frågar om ni får tillåtelse att lagra deras data. På så sätt kan ni alltid, på ett enkelt sätt, hantera era GDPR-ärenden. 

 


 Dela kandidater säkert

Skärmavbild 2018-05-09 kl. 15.39.22

När ni vill dela en kandidat med någon som inte finns i systemet, kan ni klicka på Share candidate, och generera en länk som innehåller den informationen ni vill ha. För att ni ska ha full kontroll över era delningar kan ni se antal views, och dra tillbaka länken om ni vill. Då klickar ni Revoke. Alla delningslänkar är aktiva i 30 dagar. 

 


 Kandidaternas referenser kan välja att inte delta

När era kandidater ansöker till era jobb, väljer de ofta att ange sina referenser. Då skickas ett mail till dessa, som frågar om de rekommenderar personen som en kollega. Då får ni som företag en snabb överblick på vilka referenser kandidaten har, och om de rekommenderar kandidaten som en kollega. Referensen har tidigare kunnat svara Ja eller Nej på frågan om de rekommenderar kandidaten, men nu tillkommer ett till val, att inte delta. Dessutom kommer de nu inte att synas på kandidatkortet, förrän de själva valt att rekommendera eller inte rekommendera. Detta för att ni inte ska lagra data som inte är relevant, och utan deras vetskap. 

 


 

Dessutom: 

Nya interna riktlinjer

Att kunna dokumentera och säkerställa att flertalet policies fungerar är av stor vikt i arbetet inför GDPR. Vi har säkerställt att vi följer riktlinjerna gällande bland annat privacy by design,  incidentrapporteringar och säkerhetsrutiner. 

Genomgång av samtliga underleverantörer

Vi har analyserat samtliga av våra underleverantörer och signerat separata avtal med dem som reglerar just GDPR och säkerställer att de följer de lagar och förordningar som gäller inom EU.

Kontinuerlig juridisk konsultation

Vi följer utvecklingen av GDPR i EU och på lokala marknader. Vi har även fortsatt juridisk konsultation.

 


 

Dessa uppdateringar kommer att hjälpa er att hålla en relevant och uppdaterad databas, samtidigt som ni fortsätter att rekrytera på ett effektivt sätt. Vi hoppas ni gillar dem så mycket som vi gör! Hör av dig om du har några frågor eller funderingar. Vi finns som vanligt i chatten eller på mail. Vi hörs! 👋

Sök

Tidigare inlägg

Prenumerera